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石家庄铁道大学四方学院档案管理实施细则

 

 

石家庄铁道大学四方学院档案管理实施细则

 

点击下载档案归档范围和管理期限表

第一章 总则

第一条 为了档案制度化、规范化管理,让其更好的为学院教学、科研等各项工作服务,依照《档案法》和教育部、国家档案局的有关规定,特制定本实施细则。

第二条 档案是指学院主要职能活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是学院宝贵财富。

第三条 学院的党群、行政、教学、科研、房产、设备、财会、声像、出版物等各类档案要遵循集中统一管理原则,每年年初由职能部门以及工会、团委将应立卷归档的材料收集齐全,整理立卷,于531日前交院综合档案室集中管理,任何个人都不得据为己有,或拒绝归档。

第二章 档案机构及其职责

第四条 学院档案工作受分管院长领导,业务上接受上级档案管理部门的指导、监督与检查。

第五条 综合档案室主要职责为:(一)贯彻执行国家关于档案工作的法律法规,规划全院档案工作;(二)制定本院关于档案的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学院档案;(四)开展档案的开放或利用工作;(五)负责编制检索工具,积极开发档案信息资源,搞好档案编研工作;(六)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;(七)开展档案宣传教育工作,并负责建立兼职档案员队伍,并对其进行业务培训;(八)开展档案学术研究和交流活动。

第六条 学院各职能部门以及工会、团委,均应配备兼职档案员(并保持相对稳定),负责本部门各类档案的收集、整理、归档。

第三章 档案收集整理和归档

第七条 兼职档案员应在档案管理部门的指导下,参照《档案归档范围和保管期限表》(见附件)收集、整理具有保存价值的已办理完毕的文件、会议记录、电话记录、统计资料、图纸、照片、光盘等各类档案。

(一) 需归档的纸质档案,严禁出现圆珠笔、铅笔等不合乎规定的笔迹;文件要力保整洁,无破损。

(二) 立卷时要按机构、档案类别、年代、保管期限、问题、作者、发文时间依次划分。所谓机构即指立卷的各业务部门;所谓档案类别即指党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、出版物、声像等几大类别档案;所谓年代非单纯的指档案制发或形成的时间,而是指档案内容针对的年代;保管期限系指按档案的价值划分的永久、长期、短期的保管时间;作者系指档案形成的单位。

(三) 去除纸质档案上的金属装订物,实行卷内文件单份装订。

(四) 在每份文件的右上角编写张号;在每份文件的左上角加盖档案标记戳,并用铅笔填写戳中每项内容。

(五) 制作卷内目录,电子版、纸质各一份;填写卷内备考表。

(六) 拟写案卷标题,标题结构由作者—问题—名称3部分组成。

(七) 综合档案室接收档案时,应根据目录与移交人逐份清点,经查实无误,质量合乎要求时,交接双方办理签字手续。

第四章 保管与利用

第八条 综合档案室对接收的档案要及时进行装订、排卷、填写案卷目录,编目、检索,使其尽快投入利用。

第九条 综合档案室要备有合乎要求的档案装具,要采取科学的方法和手段,做好档案的保管,保护档案的安全。具有永久保存价值的档案,如有破损和字迹模糊,应及时补救,补救过程和结果在卷内备考表上注明。

第十条 档案库房(尤其音像档案库房),应保持适当的温度和湿度,有防火、防盗、防虫、防潮、防尘,加去湿等设施,工作人员要定期检查,作好记录。

第十一条 对档案馆藏、接收、销毁、利用、保管、设施、专兼职人员队伍建设情况建立登记、统计制度。

第十二条 档案工作人员调动时,需将所保管的档案数量和其它状况交代清楚,并办理交接手续。

第十三条 档案工作人员应熟悉所保管的档案,积极开展档案的利用,编制检索工作,实行计算机管理,搞好档案编研和开发,为学院的各项工作服务,为学院建设服务。

第十四条 为做到档案既能安全保密,又能使其被充分利用,档案借阅规定如下:

(一) 借阅关系学院重大利益的合同、证书、房产、科研、财会档案,须经学院领导和相关部门领导审批。

(二) 借阅本单位形成的档案,须经本单位领导知晓;查阅其它单位形成的档案,商请形成档案单位领导同意即可;涉密文件须经院办公室主任签批。

(三) 个人查阅档案,须出示个人证明,如身份证、学生证等。

(四) 院外单位查阅本院档案,须持单位介绍信,按以上(一)(二)款规定审批。

(五) 借阅档案必须登记,非经批准不得带出。借阅人要保证档案的安全、完整,不得在档案上涂改、增删、抽页、勾画、批注、剪裁和转借,归还档案时注明利用效果。

第五章 档案的鉴定和销毁

第十五条 对保管期限到期的档案进行鉴定,认真负责的提出处理意见。此项工作由档案部门和业务部门共同负责,做到存留恰当,手续清楚,凡是经过变动的案卷,都应将其情况在案卷备考表上注明。

第十六条 对超过保管期限,却无保存价值的档案,应编造清册,经档案部门负责人和业务部门负责人以及双方主管院领导批准后方可销毁,销毁时注意保密工作。

第六章 附则

第十七条 本细则由院综合档案室负责解释。