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档案室指南

石家庄铁道大学四方学院综合档案室指南

前言

综合档案室既是职能部门,又是保存和提供利用本单位档案的机构。为了更好的提供利用档案,挖掘馆藏档案信息资源,充分发挥档案的作用,特编制本《指南》。

《指南》包括综合档案室概况及历史沿革、档案全宗说明两大部分。用户可按照《指南》了解、利用综合档案室和其档案馆藏。

一、综合档案室概况及历史沿革

石家庄铁道大学四方学院成立于2001年,所产生的档案每年向石家庄铁道大学档案馆移交。20139月四方学院综合档案室成立,受分管院长领导;负责对学院的教学、科研、行政、房产、设备、财会、党群、声像、实物、出版物等各类档案实行集中统一管理。

综合档案室制定了《石家庄铁道大学四方学院档案管理实施细则》,并建立了兼职档案员队伍。

为了更好的为学院各项工作服务,综合档案室对现存于石家庄铁道大学档案馆的四方学院2000~2012年档案进行了复制。

现院综合档案室位于办公楼一层西侧,馆舍使用面积127平方米,设有库房、办公室、阅览室、档案整理操作间。馆藏分为教学、科研、行政、基建、设备、财会、党群、声像、实物九类档案(《四方学院报》归入党群类)。

二、档案全宗说明

综合档案室馆藏现分两大全宗,以复制2000年至2012年档案为一全宗;2013年以后学院各职能部门以及纪委、工会、团委产生的档案为另一全宗。

(一)教学档案JX

教学档案按自然年、(二级)类别、保管期限组卷。

1.JX.11主要内容:

①本院有关教学的规章制度。

②本院有关教学工作的事项通知。

③本院教学工作的长远规划和年度计划、总结。

④本院教学评估文件。

⑤有关教学工作的评先文件。(视等级分保管期限)

⑥年终教学综合统计报表。

⑦毕业证书、学位证书彩色复印样本等。

⑧教改立项、研究报告与实践总结、教学成果申报、审批结果及证书复印件。

⑨上级有关业务规定、通知。

2.JX.12主要内容:

①有关专业设置的请示、批复等文件。

②有关实验室建设文件。

3.JX.13主要内容:

①上级下达的招生计划。

②招生简章。

③本院招生就业工作的规定、实施办法。

④本院招生就业工作的计划、总结、统计报表。

⑤本院有关招生就业工作的通知。

⑥上级有关招生就业工作的规定、通知。

⑦录取新生名册(JX13.2

4.JX.14主要内容:

①毕业生卡片。

②(校级)优秀毕业生设计。

5.JX.15主要内容:

教学计划、教学大纲、课程安排。

6.JX.16主要内容:

①本院学位评定条例。

②本院学位委员会文件。

③授予学位名册。

④上级有关学位工作的规定。

7.JX.17主要内容:

①本院有关学生管理工作的决定、规定、通知。

②本院关于学生奖惩的通知、通报。

③本院学生军训、国防教育的工作计划、总结。

④防汛抢险预案。

8.JX.18主要内容:

自编教材。

(二)科研档案KY

科研档案按照(二级)类别、年代、保管期限、单项项目组卷。

1.KY.11主要内容:

  本院科研工作的长远规划、年度计划、总结。

本院有关科研管理的规定和有关业务的通知。

2.KY.12主要内容:

①科研项目审批文件及任务书、委托书。

②开题报告、调研报告、方案论证及合同、协议。

 实验报告等。

设计文件、图纸、论文、论著。

项目鉴定、验收、获奖文件。

(三)行政档案XZ

行政档案按年代、(二级)类别、保管期限组卷。

1.XZ.11主要内容:

①本院整体发展规划、年度工作计划。

②本院年度工作总结。

③本院大事记。

④院长办公会记录、纪要。

⑤以学院名义签订的协议、合同。

⑥规章制度和有关事项通知。

⑦启用、废止印章的通知、印模。

⑧普通高等教育统计报表。

⑨上级制发的有关政策性规定和有关事项通知。

⑩院董事会产生的重要决定、协议等。

⑾基建、房产管理形成的规定、通知、请示、批复。

2.XZ.12主要内容:

①人员聘任。

②专业技术职称评聘。

③人员调动产生的有关文件。

④工资调整。

⑤人员退休。

⑥本院产生的以及上级制发的有关机构编制、人事劳资问题的规定、通知、通报等。

3.XZ.14主要内容:

①本院以及上级单位制发的有关安全保卫工作的规定、通知、通报。

②案件的处理报告。

③本单位安全保卫年度计划、总结、统计报表。

4.XZ.15主要内容:

①本院以及上级单位关于总务后勤、国资管理的规定、通知、通报。

②有关业务的请示、批复、实施报告。

③年度工作计划、总结、统计报表。

④本院与外单位的协议与合同书。

5.XZ.16主要内容:

①本院以及上级制发的关于档案工作的规定、通知等。

②年度档案工作的计划、总结、统计报表。

③综合档案室指南。

(四)基建档案JJ

基建档案按照档案形成的时间、(二级)类别组,同一类别的基建档案按照院落和基建项目组卷。装甲兵学院院落编为基建(JJ)甲;新校区院落编为基建(JJ)乙。

1.JJ.11主要内容:

①土地使用证、房产证、固定资产投资项目核准证、国有建设用地划拨决定书。

②征地选址过程产生的文件。

2.JJ.12主要内容:

①基建项目审批文件。

②可行性报告。

③项目评估。

④环境预测、调查报告。

⑤设计任务书及计划任务书。

⑥工程地质、水文地质、勘察设计、化验实验报告等。

⑦施工验收报告。

⑧结构施工图。

⑨水、电、暖、气等设施施工图。

⑩竣工图。

(五)设备档案SB

1.设备档案按照购置时间、设备台()组卷。其中设备购置计划、设备统计报表、设备管理文件归入总务后勤行政(XZ.15)立卷归档。

2.SB.12主要内容:

①设备开箱记录。

②安装调试记录。

③设备说明书及全套装箱单。

(六)财会档案CK

财会档案按照年代、保管期限、(二级)类别组卷。

1.CK.11主要内容:

①上级、本院有关财务管理的法规、事项通知等。

②上级、本院有关财务工作的请示、批复。

③本院财务工作的年度计划、总结等。

2.CK.12主要内容:

①会计决算报表。

②会计预算报表。

③季度统计报表。

3.CK.13主要内容:

①现金日记账。

②银行存款日记账。

③总账。

④明细分类账。

4.CK.14主要内容:

收款、付款、转账凭证。

5.CK.15主要内容:

①工资发放名册。

②奖、贷、助学金名册。

(七)党群类档案DQ

党群类档案按照年代、(二级)类别、保管期限组卷。

1.DQ.11主要内容:

①党代会文件(会议申请的请示与批复、会议议程、代表名单、会议报告与讲话、会议决议、选举结果及上级批复、会议提案及办理情况)。

②院党委会议记录、纪要等。

③党建、党务工作的通知等。

2.DQ.13主要内容:

组织发展、组织调动的统计表、介绍信等。

3.DQ.14主要内容:

宣传工作的计划、总结、通知等。

4.DQ.16主要内容:

①教代会、工代会文件。

②工会工作的年度计划、总结、报表等。

③表彰先进的通知、通报。

④文体活动的资料。

5.DQ.17主要内容:

①团代会、学代会文件(会议申请与上级批复、会议通知、工作报告、会议决议、会议发言、选举结果等)。

②《四方学院报》。

③院团委会议记录。

④院团委工作计划与总结。

⑤组织调动介绍信和年终组织状况统计表。

⑥团内奖惩的通报。

⑦上级团组织、本院团委制发的有关规定、事项通知。

⑧学生会产生的文件。

(八)声像档案SX

声像档案按载体种类、年代、问题组卷。

1.SX.12目前馆藏内容为:2013年以来的毕业班照片。

2.学院重大活动产生的声像资料。

(九)实物档案SW

实物档案按照实物类别、产生年代排序存档。

目前馆藏主要内容为:机构与学院负责人作废印章。

后附:档案借阅规定。

档案借阅规定

一、借阅关系学院重大利益的合同、证书、房产、科研、财会档案,须经学院领导和相关部门领导审批。

二、借阅本单位形成的档案,须经本单位领导知晓;查阅其它单位形成的档案,商请形成档案单位领导同意即可;涉密文件须经院办公室主任签批。

三、个人查阅档案,须出示个人证明,如身份证、学生证等。

四、院外单位查阅本院档案,须持单位介绍信,按以上(一)(二)款规定审批。

五、借阅档案必须登记,非经批准不得带出。借阅人要保证档案的安全、完整,不得在档案上涂改、增删、抽页、勾画、批注、剪裁和转借,归还档案时注明利用效果。